Dieses Glossar definiert zentrale Begriffe der Plattform HaKo.kom. Die Definitionen dienen der einheitlichen Verwendung in AGB, Leistungsbeschreibung, Datenschutzerklärung, AV-Vertrag sowie Benutzer- und Administrationshandbüchern.
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Administrator | Benutzer mit erweiterten Verwaltungsrechten innerhalb einer Organisation. |
| API | Programmierschnittstelle zum Datenaustausch mit anderen Systemen. |
| Beleg | Elektronisches Dokument, beispielsweise Rechnung, Angebot oder Nachweis. |
| Benutzer | Natürliche Person mit persönlichem Zugang zur Plattform. |
| CSV-Import | Import strukturierter Daten über eine CSV-Datei gemäß der jeweils gültigen Importvorlage. |
| Dokument | Elektronische Datei oder Information, die innerhalb der Plattform gespeichert oder verarbeitet wird. |
| Export | Bereitstellung von Daten oder Dokumenten in unterstützten Dateiformaten. |
| Freigabe | Fachlicher oder finanzieller Genehmigungsprozess innerhalb der Plattform. |
| Freigabelimit | Monetärer Grenzwert, bis zu dem ein Benutzer Freigaben erteilen darf. |
| KI | Künstliche Intelligenz zur Unterstützung organisatorischer Prozesse; ersetzt keine fachliche Prüfung. |
| Kontocode | Organisatorischer Code zur Zuordnung von Haushalts- oder Budgetpositionen. |
| Lizenzmodell | Gebuchter Tarif einschließlich Leistungsumfang und Lizenzgrenzen. |
| Mandant | Logisch getrennte Organisation innerhalb der Plattform. |
| Mandantentrennung | Technische und organisatorische Trennung der Daten verschiedener Organisationen. |
| OCR | Optische Zeichenerkennung zur automatisierten Texterkennung aus Dokumenten. |
| Organisation | Vertragspartner der GTSK, z. B. Kommune, Behörde, Zweckverband oder Unternehmen. |
| Organisationsadministrator | Erster oder entsprechend berechtigter Administrator einer Organisation. |
| Organisationseinheit | Abteilung oder organisatorischer Bereich innerhalb einer Organisation. |
| Plattform | Die cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung HaKo.kom. |
| Produktkonto | Haushalts- oder Budgetstruktur zur organisatorischen Zuordnung von Ausgaben. |
| Projekt | Sachlich zusammengehörender Vorgang oder Maßnahme innerhalb der Organisation. |
| Read-only-Modus | Zustand nach Vertragsende mit ausschließlich lesendem Zugriff und Exportmöglichkeit. |
| Rechnungsadresse | Vom Vertragspartner gepflegte Anschrift für die Rechnungsstellung; unabhängig von den registrierten Organisationsdaten änderbar. |
| Rolle | Berechtigungsprofil eines Benutzers innerhalb der Plattform. |
| Sachbearbeiter | Benutzer mit operativen Bearbeitungsrechten entsprechend seiner Rolle. |
| Support | Technische Unterstützung durch die GTSK im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs. |
| Tarif | Gebuchtes Leistungspaket der Plattform. |
| Vertretung | Temporäre oder dauerhafte Übertragung organisatorischer Verantwortlichkeiten auf einen anderen Benutzer. |
| ZUGFeRD | Standardisiertes hybrides Rechnungsformat. HaKo.kom kann ZUGFeRD-Belege im Eingang verarbeiten, erzeugt selbst aber ausschließlich XRechnung. |
| XRechnung | Standardisiertes elektronisches Rechnungsformat (XML). Einziges strukturiertes E-Rechnungsformat, das HaKo.kom aus bestätigten Rechnungsdaten erzeugt. |